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编者按:在中国杜甫研究会第八届年会暨杜甫研究国际学术讨论会筹办过程中,七位研究生做了大量会务工作,得到了很好的锻炼。本站特开设“会务组心得”专题,刊发他们的会务心得,以飨读者。

作者:顾文婷

2017年10月10—13日,“中国杜甫研究会第八届年会暨杜甫研究国际学术讨论会”在我校举行。作为工作人员,我很荣幸地参与到此次会议服务工作中。

会务组早于九月底展开细致的准备工作,其中包括编排会议论文、建立各项工作小组等。根据会务组领导安排,我和几位同学主要负责学者的接待工作。正式接站前,我们将每一位学者抵达合肥南站的时间信息汇总成表格,期间有些学者临时更改行程,我们也都做了详细的记录,并且向学者发送短信确认行程信息。10月10日上午9时,我们到达合肥南站,之后便根据车次信息记录了每位学者的出站口。在每列车到达前半小时,我们向各位接站司机确认了停车地点。在车次到达前十分钟,我们分别派两位志愿者持指示牌在出站口等候,接到学者后再送至接待车辆。晚上八点左右,我们的接站工作基本完成。

在我们整个接待小组的有序分工、通力合作下,此次接站工作顺利完成。在工作中,我们也发现了一些问题,例如某个时间段到站学者较多,且出站口不一,因而出现了人手不够的情况。希望在以后的会议工作中能多分配接待人员,避免出现类似情况。